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Laisser une situation qui doit être résolu se prolonger dans le temps, en évitant ou retardant une conversation difficile, ne peut que nuire à la bonne ambiance sur le lieu de travail. Les comportements importuns peuvent se reproduire dans le temps, et solidifier des attitudes, influencer d'autres collaborateurs et rendre la conversation, qui au départ aurait pu être simple, difficile.

Aller directement à l'essentiel.
Après les salutations et les manifestations d'intérêt envers l'autre personne, au début de la conversation pour créer un bon climat, aborder le sujet sans ambages.
Vous ne devez pas tourner autour des questions ni être pressé. Vous devez présenter les faits ou la situation à clarifier. Vous ne devez pas afficher une attitude critique.
Ce style de communication est plus ouvert et moins menaçant.

Aborder votre interlocuteur comme il aime.
Il y a un vieil adage portugais qui dit que nous devons traiter les autres comme nous aimerions être traités. Mais les personnes ne sont pas toutes pareilles et les styles de communications ne sont pas tous les mêmes pour toutes les personnes. Ce qui est important pour vous, peut ne pas être important pour une autre personne, ainsi que les détails qui n'ont aucune importance pour vous, peuvent s'avérer cruciales pour l'autre personne. Vous devez tenir compte de la personne qui est en face de vous, et essayer de comprendre le style de communication qui est le plus efficace avec ladite. Vous devez la traiter comme elle l'aime.

Lors d'une conversation difficile, l'émotion prédomine.
L'autre partie peut avoir ou penser qu'elle a raison et vous devez pour cela avoir l'occasion d'exposer votre point de vue. Donc vous ne devez pas assumer que vous être à 100 % sûr de vos convictions ni que l'autre personne se trompe à 100 %. Même si vous êtes en désaccord avec ce qui se dit, plutôt que de rejeter les idées immédiatement, poser des questions afin de forcer l'autre partie à réfléchir et vous laissez le temps (à vous) de lui fournir les réponses appropriées.

Lorsque vous êtes en désaccord, vous devez être prêt à écouter, demander des renseignements et seulement après vous pouvez parler.
Vous n'avez pas besoin de parler de façon ininterrompue car il est plus important d'écouter pour parvenir à comprendre et démonter le point de vue de votre interlocuteur. Vous devez être attentif à ce qui se dit et encourager l'autre personne à développer sa pensée. Vous devez poser des questions ouvertes pour éviter une réponse de type « oui » ou « non ». Vérifiez que votre interlocuteur vous comprend et que vous le comprenez aussi, en reformulant ce qui a été dit avec la confirmation de chacune des parties.

Avant tout, vous ne devez pas éviter les conversations difficiles sous prétexte que vous pensez par anticipation qu'elles seront désagréables. Attendez-vous au meilleur scénario possible mais préparez-vous au pire.

(Voir également https://hbr.org/2017/05/how-to-have-difficult-conversations-when-you-dont-like-conflict)