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Zu erlauben, dass eine Situation, die geklärt werden muss, aufgeschoben wird, indem eine schwierige Unterhaltung vermieden oder verzögert wird, kann das Arbeitsklima stark beeinträchtigen. Unerwünschte Verhaltensweisen können sich über längere Zeit fortsetzen, sodass Haltungen gefestigt, andere Mitarbeiter „angesteckt“ werden und die Unterhaltung, die am Anfang leicht gewesen wäre, wird dann immer schwieriger.

Kommen Sie direkt zur Sache.
Sprechen Sie nach der Begrüßung und Interessensbekundung für die andere Person am Anfang der Unterhaltung die Situation direkt und ohne Umschweife an, um ein gutes Arbeitsklima zu schaffen.
Reden Sie nicht um den heißen Brei herum, aber seien Sie auch nicht voreilig. Legen Sie die Fakten oder die zu klärende Situation dar. Zeigen Sie keine beurteilende Haltung.

Dieser Kommunikationsstil ist offener und weniger bedrohlicher.
Behandeln Sie Ihren Ansprechpartner so, wie dieser behandelt werden möchte.
Es gibt ein bekanntes Sprichwort, das besagt, dass wir die anderen so behandeln sollten, wie wir selbst gerne behandelt werden würden. Aber die Personen sind weder alle gleich noch sind alle Kommunikationsstile für alle Personen gleich. Was für Sie wichtig ist, kann für eine andere Person nicht so wichtig sein, dasselbe gilt für Details, die für Sie nicht von Bedeutung sind, aber wesentlich für die andere Person sein können. Nehmen Sie Rücksicht auf die Person, die Ihnen gegenüber steht und versuchen Sie zu verstehen, welcher Kommunikationsstil für diese Person am wirkungsvollsten ist. Behandeln Sie diese Person, wie sie behandelt werden möchte.

In einer schwierigen Unterhaltung überwiegt die Emotion.
Der Gesprächspartner kann Recht haben oder glauben, Recht zu haben, und muss deswegen die Möglichkeit haben, seinen Standpunkt darzustellen. Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie in Ihren Überzeugungen zu 100% Recht haben und auch nicht, dass die andere Person zu 100% falsch liegt. Auch wenn Sie mit dem Gesagten nicht einverstanden sind, stellen Sie, anstatt dieses sofort zu bestreiten, Fragen, die die andere Person zum Nachdenken bringen und Ihnen selbst Zeit für die geeigneten Antworten verschafft.
Wenn es Meinungsverschiedenheiten gibt, müssen Sie bereit sein, um zuzuhören und Fragen zur Klärung zu stellen und nur dann sollten

Sie das Wort ergreifen.
Sie müssen nicht viel reden, sondern es ist viel wichtiger, zuzuhören, um zu versuchen, den Standpunkt Ihres Ansprechpartners zu verstehen und ihn zu widerlegen. Achten Sie auf das, was gesagt wird und ermutigen Sie die andere Person, ihre Gedanken frei zu entfalten. Stellen Sie offene Fragen, die nicht mit Ja oder Nein beantwortet werden können. Stellen Sie fest, ob beide Seiten sich gegenseitig verstehen, indem was gesagt wurde, zur Bestätigung des anderen wiederholt wird.
Vermeiden Sie vor allem nicht die schwierigen Unterhaltungen, da das Aufschieben dieser sehr unangenehm werden kann. Erwarten Sie das bestmöglichste Szenarium und bereiten Sie sich auf das schlechteste vor.

(Sehen Sie auch https://hbr.org/2017/05/how-to-have-difficult-conversations-when-you-dont-like-conflict)